18.04.2024

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr

(sekundärt kännetecken: Svenska kulturfonden)

2379356-8

Georgsgatan 27

00101 Helsingfors

kansliet@kulturfonden.fi

www.kulturfonden.fi

Standertskjölds seniorlägenheter och Elfvikateljéer

Rimbert

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr

2379356-8

Georgsgatan 27

00101 Helsingfors

Peter Hällström

Datachef

kansliet@kulturfonden.fi

Tfn 0400 495 311

Registerföraren förverkligar sin regelmässiga uppgift genom att bevilja seniorlägenheter och ateljébostäder, inom Lise och Thelma Standertskjölds fond, baserat på ansökningar. Behandlingen av data i registret för dessa ändamål baseras på uttryckligt samtycke för ansökningar efter att EU:s förordning om skydd av personuppgifter trätt i kraft 25.8.2018, nödvändig behandling för att fullgöra ett avtal samt på ett berättigat intresse (nämnda förordnings artikel 6.1 punkterna a-b, f).

Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att det i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Svenska litteratursällskapet i Finland rf (SLS), Oy Estlander & Co. Ab, Bostads Ab Majblomman i Helsingfors, Bostads Ab Folkhälsanhuset i Esbo, Folkhälsan Välfärd Ab, Bostads Ab Victoria 2, Realia Management Ab, och Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr (Svenska kulturfonden) kan behandla information som berör hyresförhållandena för lägenheterna.

Register över sökande till Standertskjölds senior- och ateljélägenheter:

- För behandling av ansökningar riktade till Svenska kulturfonden

- För upprätthållande av register över sökande till lägenheterna och kunna kontakta personerna då de utses till stipendiater.

Register över valda stipendiater:

- För upprätthållande av register över valda personer samt för informationsdelning till de parter som deltar i hanteringen av hyresavtal och service i seniorhusen/Victoriakvarterets ateljélägenheter.

I registret bevaras uppgifter om den sökande eller en kontaktperson som utsetts av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:

-Uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, födelsetid)

-Uppgift om det finns eventuella andra personer som också önskar bebo lägenheten (maka/make, sambo, partner, barn)

- Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan eller bifogad CV, exempelvis:

Om den sökande beviljas en lägenhet sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande:

- hyresavtal och information från det i listad form (som kan delas med berörda parter hos SLS, Folkhälsan, disponentbyråerna)

- aktuella uppgifter om vederlagens summor

- vilken konstnärsgrupp hyrestagaren hör till

- särskilda uppgifter som hyrestagaren önskat framföra för eventuellt byte av bostad eller särskilda behov

- information om eventuella ändringar gällande stipendielägenheten eller återtagande/avslutande av stipendiet

Vi sparar den sökandes ansökningar och uppgifter tills vidare. Vi behöver veta vem som sökt hurudana lägenheter vid vilken tidpunkt. Den sökande kan dock alltid logga in och radera sin egen ansökan så länge man inte beviljats en bostad.

Ansökan raderas automatiskt om den sökande inte loggar in och förnyar sin ansökan efter 365 dygn. Materialet sparas främst i elektronisk form (ansökningar, hyresavtal).

- Ansökningarna behandlas främst av Svenska kulturfondens personal, samt vid behov av förtroendevalda eller externa sakkunniga

- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt

- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat.

- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.

- Ett urval av ansökningsmaterialet skrivs ut och arkiveras hos Svenska centralarkivet.

Vi använder oss av följande personuppgiftsbiträden:

• Amazon Web Services, e-post skickas via denna tjänst till registrerade användare

• Hetzner Online GmbH, all information i registret lagras på Hetzners servrar

Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Registerföraren kan, som för alla andra bidrag, publicera följande uppgifter om mottagare av stipendielägenheter på hemsidan för beviljade bidrag:

- namn

- ändamålet som angetts i ansökan (seniorbostad/ateljélägenhet)

- beslutsår

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.

- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående.

- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genom SSL-kryptering.

-Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. har ett avtal med Hetzner Online GmbH som svarar för tjänsten och registret förvaras i Hetzner Finland Oy molntjänst. Både Hetzner Online GmbH och Hetzner Finland Oy är ISO27001 certifierade, vilket intygar att de har etablerat och implementerat ett lämpligt ledningssystem för informationssäkerhet (ISMS). Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. namngivna personer.

- Svenska kulturfonden utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid en eller flera personer som gör det slutgiltiga beslutet.

- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Svenska kulturfondens register

- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret.

- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Användaren av ansökningssystemet kan också logga in med sitt konto och under "Personuppgifter" välja att ladda ned all data vi har sparat i samband med kontot.

- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet

- Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits

- Begäran ska adresseras till:

Svenska kulturfonden

Fastighetschef Joel Johansson

Georgsgatan 27

PB 439

00101 Helsingfors

kansliet@kulturfonden.fi

- Den sökande kan själv logga in och korrigera sina uppgifter så länge man inte blivit beviljad en bostad

- Då en person beviljats en bostad sker rättelseyrkan på följande sätt:

Du har rätt att göra invändningar mot att dina uppgifter behandlas i samband med en ansökning, men då måste behandlingen av ansökan avbrytas.

Behandling av personuppgifter behöver inte avbrytas i situationer där det finns en synnerligen viktig eller motiverad orsak till behandlingen (t.ex. en uppgift som gäller ett allmänt intresse, vilken förutsätter vetenskaplig eller historisk forskning och statistikföring).

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:

- Du motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna

- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Svenska kulturfonden i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.