Registerbeskrivning

Registerbeskrivning
Svenska kulturfonden
EU:s dataskyddsförordning, 2016/679
Registerförare


24.5.2018
Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland
2379356-8
Simonsgatan 8 A
00101 Helsingfors
kansliet@kulturfonden.fi
www.kulturfonden.fi

Registrets namn
Rimbert

Person som svarar för registret
Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland
2379356-8
Simonsgatan 8 A
00101 Helsingfors

Kontaktperson för frågor gällande registret
Peter Hällström
Datachef
kansliet@kulturfonden.fi
Tfn 0400 495 311

Syfte med registret (berättigat intresse)
Registerföraren förverkligar sin regelmässiga uppgift genom att bevilja bidrag baserat på ansökningar. Behandlingen av data i bidragsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att där i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och kontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter
Register över bidrags- och stipendieansökande:
- För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Svenska kulturfonden

Register över bidragsmottagare samt stipendiater:
- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter.

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:
- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter
- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Register över evenemangsdeltagare:
- För att kunna kontakta deltagare som registrerat sig för Svenska kulturfondens evenemang

Registrets informationsinnehåll
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personnummer/FO-nummer)

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis:
- matrikel eller meritförteckning
- skol- och studiebetyg
- arbetsintyg
- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan
- eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke
- övriga uppgifter som behövs för ansökan

Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag
- information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
- information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition
- bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Personer under 15 år
Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Svenska kulturfondens kansli innan de kan söka om stöd.

Hur länge bevaras uppgifterna
Vi sparar den sökandes ansökningar och uppgifter tills vidare. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Svenska kulturfondens stödverksamhet och det ger oss också en möjlighet att utvärdera effekten av, samt utveckla, vår bidragsverksamhet.

Det elektroniska materialet (ansökningar) överförs till passiv förvaring efter 20 års tid, vilket innebär att endast ett fåtal personer i personalen har tillgång till de äldre uppgifterna. Svenska kulturfonden utvärderar och justerar regelbundet förvaringstiden för ansökningsmaterialet. Uppgifter som samlas in i samband med evenemangsanmälan sparas i ett års tid varefter de arkiveras till pappers och den elektroniska informationen anonymseras för statistiska ändamål.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter
- Ansökningarna behandlas av Svenska kulturfondens personal, förtroendevalda samt externa sakkunniga
- En del av ansökningarna behandlas även av externa bedömare, samt för ansökningsbehandlingen relevanta samarbetspartner
- Ansökningarna till Svenska Studiefonden, Stiftelsen Martha och Albin Löfgrens kulturfond, Gestrinska fonden, Winbergska fonden, Henry och Martha Bertells minnesfond, Inga, Valdemar, Anna-Lisa och Inga-Brita Westbergsfond, Svenska Österbottens kulturfond, Kristinestads kulturfond och till gruppen för Läromedelsbidrag samt gruppen för Journaliststipendier behandlas av dessas respektive styrelser och eventuella arbetsutskott
- Ansökningarna för praktikplatser vid kultur- och vetenskapsinstitut utomlands behandlas av personal vid respektive kulturinstitut samt personal från Finlands kultur- och vetenskapsinstitut rf.
- Alla utbetalningar går via Svenska Litteratursällskapet (kontoinnehavare, kontonummer, summa och utbetalningsdatum)
- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt
- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat.
- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.
- Uppgifter kan i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) 24§ lämnas ut åt främst:
o Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
o Skatteförvaltningen
- Uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte):
o Publikationer
o Webbsida (www.kulturfonden.fi)
o Sociala medier
- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser. Uppgifter utlämnas endast i den mån som de är relevanta.
- Ett urval av ansökningsmaterialet skrivs ut och arkiveras hos Svenska centralarkivet.

Personuppgiftsbiträden
Vi använder oss inte av personuppgiftsbiträden, men vi utnyttjar följande underleverantörer:
• Amazon Web Services, e-post skickas via denna tjänst till registrerade användare

• Signicat, för identifiering av person som anhåller om utbetalning av bidrag

• Nebula Oy, all information sparas på servrar som tillhandahålls av dem


Flyttning av data till länder utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principerna för offentliggörandet av beslut och av personuppgifter
Registerföraren publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:
- namn
- ändamålet som angetts i ansökan
- hemort
- storleken på bidraget
- beslutsdatum
- verksamhetskategori
- verksamhetsområde

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Principer för skydd av registret
- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.
- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående.
- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansökningar är skyddad genom SSLkryptering.
- Nebula Oy svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt namngivna personer.

Automatisk bearbetning
- Svenska kulturfonden utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid en eller flera personer som gör det slutgiltiga beslutet.

Rätt till insyn
- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Svenska kulturfondens register
- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret
- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Användaren av ansökningssystemet kan också logga in med sitt konto och under "Personuppgifter" välja att ladda ned all data vi har sparat i samband med kontot.
- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet
- Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.
- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits
- Begäran ska adresseras till:
Svenska kulturfonden
Datachef Peter Hällström
Simonsgatan 8A
PB 439
00101 Helsingfors
kansliet@kulturfonden.fi

Rätt att kräva rättelse av en uppgift
- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad
- specificerad begäran ska adresseras till: kansliet@kulturfonden.fi

Rätt att göra invändningar
Du har rätt att göra invändningar mot att dina uppgifter behandlas i samband med en ansökning, men då måste behandlingen av ansökan avbrytas.


Rätt att begära radering
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:
- Du motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Svenska kulturfonden i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.